Den indeksering automatisk trekke ut data fra et sett med et bestemt dokument eller tekst ekstern tjener til å gi full informasjon om det samme. Disse dataene kan være fra tekst, til og med bilde og lyd. Denne prosessen utføres gjennom et dataprogram som velger elementene etter en rekke tidligere etablerte parametere. Denne prosessen er ikke mer enn en klassifisering med nøkkelord eller nøkkelelementer som letter søket ditt blant en stor gruppe av lignende.
Automatisk indeksering er vanlig blant organisasjoner som arbeider mellom menneskelige ressurser og administrative. Store mengder informasjon må klassifiseres og klassifiseres i en bestilt serie slik at plasseringen er nøyaktig både for den som trenger det og for den som vedlikeholder systemet.
Den datalagring er viktig for enhver organisasjon, ikke bare for å opprettholde en historisk, men å ha en utvidet støtte for sikkerhet for å sikre at innholdet i dokumentene er ekte, og at i tilfelle av tap det er en backup for å sjekke det.
Indekserer konverterer kontrollert språk (beskrivere og emneoverskrifter) etter å ha søkt og funnet ekvivalenter på indekseringsspråkene (synonymordbok, emneoverskriftslister eller alfabetisk deskriptoroppføring). På denne måten brukes disse beskrivelsene eller emneoverskriftene for å lagre disse dokumentene i databaser eller kataloger, og også for henting for senere henting. Derfor er det generelle formålet med indeksering lagring og henting av informasjon.
