Begrepet Memorandum er av latinsk opprinnelse, og når det oversettes til spansk, betyr det "noe som skal huskes". Av denne grunn aksepterer bruken av konseptet flere bruksområder. Derfor kan det sies at et notat er i sin grunnleggende aksept, en slags rapport som er adressert til en person eller en gruppe av dem der noe som må tas i betraktning for en gitt sak kommer til uttrykk. På den annen side kan det også defineres som en notisbok eller kommentator der tingene som en person skal huske i fremtiden blir skrevet ned. I et notat er det mulig å utpeke forskjellige typer informasjon, som å varsle litt informasjon i siste øyeblikk, noen spesielle forespørsler etc.
I den diplomatiske verden refererer et notat til en kommunikasjon som er mindre ettertrykkelig enn minnet og notatet, der en rekke hendelser og grunner som må tas i betraktning i saker av større betydning er oppsummert. Diplomatiske notater er vanligvis ikke signert av redaktøren. Det skal bemerkes at RAE også gjør det klart at et notat kan referere til et notat som sendes for hånd til en person innen samme selskap eller organisasjon. Selv om det riktige ordet er memorandum, erstatter folk i dag ofte memorandum, en avledning av flertallet av det opprinnelige ordet.
Et notat består av en rekke faste elementer, der det må plasseres svært relevante data, og at det takket være dem er mulig å skille det fra andre informative og kommunikative tekster. Blant disse elementene kan de viktigste nevnes, for eksempel: nettsted, dato, hvem den er adressert til, emne, teksttekst, farvel, signatur, kopi til avsender og bunntekst, om nødvendig.
Det er viktig å merke seg at notatene ikke har et avsluttende avsnitt, siden informasjonen bare overføres og avsluttes med signatur og stempel. Imidlertid må språket som brukes til å skrive et notat være formelt, at det overfører respekt og fremkaller viktigheten av saken som skal kommuniseres og overføres.
