Det er ganske enkelt et utkast til faktura som sendes til en kjøper med de spesifikke detaljene som senere vil bli inkludert i den opprinnelige fakturaen for å informere detaljene og avvente godkjenning. Proformafakturaen er ikke et vanlig dokument, men en erklæring om selgers forpliktelse til å markedsføre bestemte varer eller tjenester til kjøperen.
I motsetning til det mest kjente er ikke disse fakturaene registrert som kundefordringer, og de er heller ikke registrert som leverandørgjeld, det vil si at de ikke er en del av regnskapet til en virksomhet som sådan. I utgangspunktet spiller den rollen som et kommersielt tilbud eller, hvis aktuelt, et utkast til faktura, som en kjøper-selgeravtale som er etablert som en forpliktelse mellom begge før den endelige avtalen inngås.
En annen bruk som blir gitt til denne fakturaen på et kommersielt nivå er som et bilag, som spesifiserer en operasjon som ennå ikke er fullført, siden kunden ikke har mottatt varene eller betalt for den. For å detaljere forskjellen fra en vanlig faktura, gjør proforma tydelig hva det er i det samme dokumentet i tillegg til å ha en annen numerisk serie, eller den er ganske enkelt ikke nummerert og kan ikke erstattes av en vanlig. På lovområdet brukes denne fakturaen som en siste setning for å muliggjøre utvikling av en juridisk prosess. På sin side i internasjonal handel må denne fakturaen leveres til tollvesenet når den virkelige ikke er tilgjengelig på leveringstidspunktet.
Det er to etablerte grupper når det gjelder lingvistikk, som er:
- Pronominal proforma: den er den mest kjente, den tjener til å levere et substantivuttrykk eller en avgjørende om mulig.
- Ikke-pronominal proforma: på vårt språk eksisterer ikke et slikt konsept, men det brukes på italiensk, fransk eller katalansk. Funksjonen til dette er å erstatte et preposisjonsuttrykk, avhengig av språk, kan det ha forskjeller og særegenheter.
De data som skal overgitt i nevnte faktura er følgende:
- Dato.
- Navn.
- Selger-kjøper forretningsårsaker.
- Nøyaktig betegnelse og mengde varer.
- Unit pris og mengde varer.
- Form og betalingsbetingelser.
- Type emballasje.
- Vilkår for levering av varene.
- Ingen autorisert signatur kreves.
- Disse dataene kan sendes i den kommersielle fakturaen når bestillingen er bekreftet av kjøperen.
