Etymologien til ordet Archive kommer fra det latinske "Archivum" som betyr "magistratenes opphold". I dag er ordfilen utpekt til å referere til nettstedet eller destinasjonen der dokumenter som kan opprettes av mennesker eller institusjoner lagres og bevares, og av denne grunn kan filene være private eller offentlige.
Det grunnleggende formålet med ethvert arkiv er å ha dokumenter lagret, bestilt og klassifisert, slik at når de trenger å bli søkt, kan de bli funnet effektivt og raskt.
I databehandlingen brukes begrepet fil (eller fil, fra engelsk) ofte til å referere til et sett med data eller digital informasjon basert på "biter eller binær informasjon" som kan lagres og senere brukes ved hjelp av eksisterende applikasjoner på datamaskinen eller andre teknologiske enheter. En datafil er lagret på datamaskinens harddisk, og den består av et navn og utvidelsen til mappen som inneholder den (eksempel: filnavn.ext).
Husk at filer ikke alle er lagret på samme måte på datamaskiner, en tekstfil lagres annerledes enn et bilde, en video eller en musikkfil; Plassen de okkuperer på harddisken er ikke den samme heller, siden innholdet er forskjellig. Fordelene med digitale filer er at de kan flyttes, kopieres, slettes, endre plassering osv. Fra datamaskinene våre kan de for eksempel deles av sosiale nettverk og sendes via e-post.
Det må imidlertid tas i betraktning at arkivene har vært en del av menneskehetens historie siden den begynte å registrere sitt liv, siden de viktigste dataene eller dokumentene alltid har blitt lagret i fysiske arkiver, siden det ikke var noen teknologien du har i dag. Disse dokumentene ble lagret i store lagre, esker eller hyller. Selv om en av de største ulempene er at forringelsen av papiret over tid er uunngåelig, og de mister alt innholdet. Likevel kan vi ikke glemme at det er mange bøker og fysiske dokumenter som har en symbolsk historisk verdi, og av denne grunn vil vi alltid prøve å holde dem i best mulig stand.
